Política de tratamiento de datos personales

Esta política aplica a los datos personales que XIAN trata en Colombia. Se basa en el artículo 15 de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto 1074 de 2015. Si buscas un resumen, lee nuestra Política de privacidad.

Responsable del tratamiento

Romel Eduardo Sosa Suárez también atiende las consultas y reclamos, por los canales indicados arriba.

Datos que tratamos y para qué

Datos de los clientes de nuestros clientes

Cuando construimos o administramos una página, un CRM o un chatbot, podemos acceder a datos que pertenecen a nuestro cliente, como los de sus propios usuarios. En esos casos, el cliente es el responsable de esos datos y XIAN actúa como encargado: solo los trata según sus instrucciones. Las solicitudes sobre esos datos deben dirigirse primero a ese cliente.

Herramientas automatizadas

Usamos herramientas de automatización e inteligencia artificial para atender mensajes, clasificar solicitudes y agendar citas. Tus mensajes pueden ser procesados por esos sistemas y sus proveedores. Puedes pedir que te atienda una persona.

Autorización

Pedimos tu autorización de forma previa e informada. Puede constar por escrito, de forma oral o mediante una conducta inequívoca. Por ejemplo, si nos escribes por iniciativa propia para pedir información, entendemos que autorizas el uso de tus datos para responder esa solicitud. Tu silencio no se considera autorización.

No necesitamos autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581, como una orden judicial, una urgencia médica o sanitaria, o datos de naturaleza pública.

Datos sensibles y de menores

Datos sensibles. Son los que afectan tu intimidad o pueden dar lugar a discriminación, como los de salud o los biométricos. No estás obligado a entregarlos ni a autorizar su tratamiento. Si llegamos a necesitarlos, te pediremos una autorización expresa y te explicaremos la finalidad.

Niños, niñas y adolescentes. Nuestros servicios no están dirigidos a menores. Si excepcionalmente tratamos sus datos, lo haremos respetando sus derechos prevalentes y con la autorización de su representante legal.

Tus derechos

Como titular de los datos, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Pedir prueba de la autorización, salvo cuando la ley no la exige.
3. Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
5. Revocar la autorización o pedir que los eliminemos. Esto no procede si tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder gratis a los datos que son objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.

Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escribe a xianapps@gmail.com e incluye:

• Tu nombre y tu documento de identidad.
• Qué pides y por qué.
• Una dirección o correo para responderte.
• Los documentos que quieras hacer valer. Si actúas en nombre de otra persona, incluye el documento que lo acredite.

Consultas

Sirven para saber qué datos tenemos o cómo los hemos usado. Respondemos en un máximo de 10 días hábiles desde que recibimos la consulta. Si no es posible, te explicaremos el motivo y te daremos una nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.

Reclamos

Sirven para pedir que corrijamos, actualicemos o eliminemos datos, revocar la autorización o señalar un incumplimiento.

1. Si falta información, te la pediremos dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que la envíes, entenderemos que desististe del reclamo.
2. En un máximo de 2 días hábiles después de recibir el reclamo completo, marcaremos el dato con la leyenda "reclamo en trámite".
3. Respondemos en un máximo de 15 días hábiles, contados desde el día siguiente a recibir el reclamo completo. Si no es posible, te explicaremos el motivo y te daremos una nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales.

Si el reclamo no nos corresponde, lo trasladaremos a quien deba resolverlo en un máximo de 2 días hábiles y te avisaremos.

Queja ante la SIC

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, debes haber agotado la consulta o el reclamo con nosotros.

Con quién compartimos los datos

Podemos compartir datos con proveedores que nos ayudan a operar, como los de alojamiento, correo, mensajería, almacenamiento, software e inteligencia artificial. También con contadores y asesores, y con autoridades cuando la ley lo exija.

Algunos de estos proveedores, como Google y Meta, pueden tratar los datos fuera de Colombia. En esos casos seguimos las reglas de la Ley 1581 y el Decreto 1377 sobre transferencia y transmisión internacional de datos. No vendemos datos personales.

Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta o uso no autorizado. Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, actuaremos conforme a la ley.

Cuánto tiempo guardamos los datos

Las bases de datos estarán vigentes mientras XIAN desarrolle su actividad. Conservamos cada dato mientras sea necesario para la finalidad por la que se recogió y durante los plazos que exijan las obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales. Después, lo eliminamos o lo anonimizamos.

Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 3 de noviembre de 2026. Publicaremos cualquier cambio en esta página. Si un cambio sustancial afecta la identificación del responsable o las finalidades, te lo informaremos antes de aplicarlo o, a más tardar, cuando entre en vigor, y pediremos una nueva autorización cuando la ley lo exija.